Если опросить большинство обычных людей о том, как все успевать в своей жизни, то большинство из них ответит, что необходимо планировать свое время, писать списки дел, выделять приоритеты в задачах и т.д.
Однако опрос более 200 миллиардеров, миллионеров и успешных людей во всем мире показал, что эти люди не пользуются маркированными списками в своей деятельности. Как же они тогда все успевают? Давайте почитаем ответы некоторых из двухсот опрашиваемых.
Минусы списка дел
Прежде чем узнать ответы знаменитостей о том, как все успевать, отметим общие моменты, которые касаются неудобства использования списка дел при планировании своего времени:
- Список дел не привязан ко времени. Если у нас длинный список задач, мы часто хватаемся за те, что можно сделать быстро, оставляя более длительные задачи на потом. Исследование компании iDoneThis показало, что 41% из списков дел остаётся невыполненным.
- В списках дел не различаются срочные и важные задачи. Здесь действует тот же принцип. Мы стараемся сначала выполнить срочные задачи, игнорируя важные.
- Списки дел вызывают стресс. В психологии это называется эффектом Зейгарник, когда незаконченная задача заставляет постоянно возвращаться к ней в мыслях. Не удивительно, что, составив большой список дел и выполнив (хорошо, если так) половину, мы весь день чувствуем себя растерянными, а ночью не может заснуть.
Календарь удобнее
Итак, что может, по мнению высокопродуктивных, успешных, талантливых людей, заменить список дел? Ответ очень простой – это календарь! Его использование в жизни и бизнесе может намного упростить вам учет времени и использовать его максимально рационально.
Как известные люди все успевают
Шэннон Миллер (Shannon Miller) — спортсменка, завоевавшая семь олимпийских медалей, с 1992 по 1996 год состоявшая в команде гимнасток США, а сегодня успешный предприниматель и автор книги. В одном из интервью она сказала:
Я распределяла своё время между семьёй, работой по хозяйству, школой, тренировками, выступлениями и другими обязательствами, используя конкретный график. Я была вынуждена расставлять приоритеты. И по сей день я использую график, где всё расписано по минутам.
Дейв Керпен (Dave Kerpen) — сооснователь двух успешных стартапов и самый продаваемый автор New York Times. Когда его спросили, в чём секрет его продуктивности, он ответил:
Если чего-то нет в моём календаре, это не будет сделано. Но если дело попало в календарь, оно будет сделано. В моём графике расписаны каждые 15 минут каждого дня, чтобы проводить встречи, анонсировать материалы, писать или делать что-то ещё. И, несмотря на то, что я устраиваю встречи со всеми, кто этого хочет, для этого занятия я оставляю всего час в неделю.
Крис Дакер (Chris Ducker) успешно сочетает роли предпринимателя, отлично продаваемого автора и владельца бизнес-подкаста. Что он рассказал о своём секрете продуктивности?
Я просто добавляю всё в мой график. И всё. Всё, что я делаю в течение дня, добавлено в мой график. Получасовой просмотр социальных медиа есть в графике, 45-минутный разбор email — в графике, занятия с виртуальной командой — в графике. Если дела нет в графике, оно не будет сделано, и точка.
3 совета по эффективному использованию графика
Итак, мы выяснили, что график имеет большие преимущества перед простым списком дел. Теперь давайте немного углубимся в то, как его использовать. Вот 3 простых совета:
- Разбивайте события на 15-минутки!
- Спланируйте время сначала для самого приоритетного дела!
- Планируйте все задачи, независимо от их важности!
Разбивайте события на 15-минутки
Для того, чтобы все успевать, поставьте в календаре продолжительность события в 15 минут по умолчанию. Если вы используете Google Calendar или календарь Outlook, событие автоматически создаётся на полчаса или час, но гораздо лучше разбивать свой день на более короткие промежутки.
Продуктивные люди тратят на занятие столько времени, сколько необходимо. Президент и исполнительный директор Yahoo Марисса Майер (Marissa Mayer) известна тем, что тратит на встречи с коллегами очень мало времени — около пяти минут.
Если вам автоматически отводится по 15 минут на выполнение каждой задачи, вы понимаете, что за день можно сделать больше.
Начинайте планировать с самого приоритетного
Не позволяйте себе бездумно заполнять календарь любыми делами, которые возникают в течение дня. Прежде расставьте приоритеты и определите временной отрезок, в который будете их выполнять. Этот отрезок не должен уменьшаться, а дело не должно отменяться в любом случае, несмотря ни на что.
И не забывайте найти время для таких важных занятий, как спорт, отношения и всего того, что обеспечивает вам полноценную жизнь.
Планируйте ВСЁ!
Вместо того чтобы проверять email или соц. сети по несколько раз за день, планируйте свой день и корректируйте план. Вместо того чтобы записывать в список дел «Позвонить сестре», запланируйте это событие в своём календаре или, ещё лучше, определите время, в которое каждый вечер будете отвечать на телефонные звонки.
И помните: то, что запланировано, должно быть сделано.
Используя даже только эти советы, вы намного увеличите свою продуктивность и начнете все успевать, ну или успевать намного больше, чем ранее. Успехов вам!
